¿Cómo mandar mensajes en automático por WhatsApp a tus clientes?

Mandar mensajes de forma automática utilizando WhatsApp no era posible hasta hoy, gracias a WhatsApp API ahora puedes mandar mensajes de forma automática a tus clientes, lo cual te permite automatizar varias partes de tu proceso de atención al cliente, lo mejor es que esta opción está abierta para todos los negocios sin importar su tamaño o número de empleados.

¿Qué necesitas? 

  1. Un formulario de Facebook o en tu sitio web ya creado
  2. Wati 
  3. Pabbly Connect  

Si aún no tienes cuentas en Wati o Pabbly puedes crearlas utilizando dando clic en estos links

Antes de comenzar necesitas tener tu formulario creado (en este caso vamos a utilizar un formulario de Facebook) y la plantilla de Whatsapp aprobada en tu cuenta de Wati, si aún no tienes tu plantilla aprobada puedes seguir esta guía en este link 

El primer paso es ingresar a Pabbly para crear el flujo, una vez ingresamos a nuestra cuenta y damos clic en Pabbly connect, y a continuación damos clic en el botón que dice “ Create Workflow” 

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Damos un nombre a nuestro Workflow, en este caso lo nombraremos Fb a Wati y damos clic en “Create”. 

A continuación elegimos la fuente desde la que vamos a obtener los datos, en este ejemplo usaremos un formulario de Facebook, pero puedes elegir Elementor, Fluent Forms, Formidable Forms, etc, en caso de que la aplicación que estés utilizando para recolectar los formularios no esté en la lista de aplicaciones puedes utilizar Webhooks (siempre que tu aplicación tenga esta opción) .

*Los pasos para conectar tu formulario en sitio web son los mismos que en el caso de Facebook Leads Ads, la única diferencia es una vez que conectes el Webhook a tu formulario tienes que enviar un formulario con algunos datos para poder verlo reflejado en Pabbly 

Elegimos Facebook Lead Ads 

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Y a continuación damos clic en New Lead (es la última opción)

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Damos clic en Connect 

Si ya tienes conectado Pabbly a Facebook te mostrará la opción para elegir la conexión, de no ser asi te pedira conectarlo, de la misma forma puedes crear otra conexión nueva seleccionando la opción “Add new connection”  donde te pedirá iniciar sesión en tu cuenta de Facebook, sigue los pasos para conectar Pebbly con Facebook

Seleccionamos la conexión y damos clic en “Save” 

Lo siguiente es seleccionar la Página de Facebook y elegir el formulario que se va utilizar. 

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Ya que aún no tenemos datos en dicho formulario de Facebook podemos hacer clic en este enlace https://developers.facebook.com/tools/lead-ads-testing  donde te permitirá probar tu formulario creando un registro genérico de forma automática sin necesidad de tener tu campaña activa . 

Seleccionas tu página de Facebook, el Formulario y das clic en “Crear cliente potencial”  (en caso de que estés probando con un formulario en tu sitio web, tendrás que enviar un formulario de prueba desde tu página web

A continuación en Pabbly damos clic en el botón “ Save & Send Test Request”

Después de hacer clic nos mostrará los datos que obtuvo del formulario de Facebook o de tu sitio web (dependiendo el caso).

Nota: En el caso de Facebook Leads la hora y fecha del formulario están en UTC por lo que si quieres automatizar para que el mensaje se envíe solo cuando te encuentras en horas laborales debes de considerar hacer la conversión (Pebbly puede hacerla por ti utilizado la app “Date/Time Formatter” ) 

Lo que sigue es crear nuestro paso dos, en este punto la información ha llegado a Pabbly, ¿qué acción queremos hacer con ella? En este caso recomiendo que el siguiente paso sea esperar entre 5 a 10 minutos antes de enviar el mensaje a nuestro cliente, esto con el objetivo de no se perciba como un bot nuestro mensaje. 

Para lograr esto buscamos en la siguiente sección la app “Delay”, al hacer clic en ella nos mostrará la siguiente pantalla en donde podemos seleccionar Delay For donde nos da la opción de esperar minutos, días, horas o semanas, o la opción de Delay Until, en donde nos pide una fecha específica, para que esta fecha sea dinámica y se actualice de forma automática tendrás que agregar antes de este paso dos apps una que te da el día actual (Day/Time Formatter – Current Day)  y la otra (Day/Time Formatter – Add/Substrac Time) de esta forma obtienes el día actual al correr el flujo y de forma automática puedes sumar minutos, horas días o meses a esta, así si quieres mandar el mensaje al día siguiente solo seleccions +1 day puedes ver una explicación más detallada dando clic en este link

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Ahora lo que debemos de hacer es crear el siguiente paso, en este caso mandaremos los datos que recolectó Facebook a Wati y le pediremos a Pabbly que cree un Nuevo Contacto en Wati, para hacer esto buscamos la app de Wati y damos clic en ella.

Después nos mostrará esta pantalla donde tenemos que elegir la acción a realizar, en este caso será “Add a Contact” y damos clic en “connect” 

Nos mostrará la misma pantalla que nos mostró cuando conectamos Facebook, en caso de que no tengas conectado Wati te pedirá ingresar el “API Endpoint” y “Access Token” estos los puedes encontrar dentro de Wati entrando a la opción de API Docs en tu cuenta de Wati, una vez copies los datos das clic en “Save” con esto quedará conecto Pabbly con Wati

Después de seleccionar nuestra conexión de Wati y hacer clic en “Save” nos mostrará la siguiente pantalla.

Aquí tenemos que seleccionar desde donde va a recibir los datos que requiere Wati, en el caso del número de teléfono hacemos clic sobre la casilla y nos mostrará los pasos anteriores, en este caso Facebook Leads, damos clic en la flecha del lado derecho para que nos despliegue todos los datos que recibió, los mostrará de esta manera

Aquí seleccionamos la opción que diga “Phone Number”, ya que nos está pidiendo el número telefónico (como este es un formulario de prueba, no nos mostrará el teléfono, sino un texto, no hay problema, una vez alguien llene nuestro formulario este texto cambiará por su número de teléfono)

Después de hacer clic sobre este continuamos con el siguiente campo que en este caso es el nombre del contacto, volvemos a hacer clic y seleccionamos la opción de “nombre completo” o Full Name, de esta forma mandaremos el nombre completo a Wati para que registre el contacto

El siguiente campo es opcional, ya que son datos extra que podemos mandar a Wati, pero se quedarán registrados como variable dentro del contacto siguiendo el siguiente formato:

{ “name”: “nombre de tu variable”, “value”: “la variable a enviar” }

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La variable a enviar la puedes seleccionar de la misma forma que como seleccionamos el teléfono y nombre completo.

Finalmente, el siguiente paso es enviar el mensaje en Wati, para hacer esto nuevamente seleccionamos la app de Wati dentro del flujo, pero en esta ocasión utilizamos la opción de “Send Template Message” y damos clic en “Connect”

Nos mostrará esta pantalla donde tenemos que vincular el número de teléfono, seleccionar la plantilla a utilizar, darle un nombre al “broadcast” (esto es, el envío de la plantilla en Wati) y tenemos al final un campo donde colocaremos las variables que utiliza la plantilla y desde donde se obtendrán 

Como en el paso anterior el número de teléfono lo seleccionamos desde el formulario de Facebook

El siguiente paso es seleccionar la plantilla de WhatsApp a utilizar (esta ya debe de estar aprobado en Wati) 

Después tenemos que darle un nombre al envió del mensaje ( este es para control interno) aquí podemos utilizar el nombre completo de la persona, este lo podemos obtener de Facebook Leads 

Finalmente, tenemos que mapear las variables que utilizará nuestra plantilla de WhatsApp, ya que de no hacerlo marcara error, en este caso la plantilla inical_test utiliza como variable {{firstname}} para colocar el nombre de la persona y enviar el mensaje personalizado 

En la sección de “Custom Params” es donde mapearemos todos las variables que nuestra plantilla utiliza siguiendo el siguiente formato { “name”: “nombre_de_la_variable”, “value”: “valor_de_la_variable” }, quedando la siguiente manera

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Si queremos realizar una prueba de nuestra plantilla en el caso de Facebook tendremos que ingresar de forma manual nuestro número de WhatsApp en el campo de WhatsApp Number y damos clic en Save & Send Test Request”, una vez que corrobores el mensaje se envió de forma correcta tienes que volver a mapear el campo de WhatsApp Number con tu formulario, para que cuando llegue un nuevo registro se mande el mensaje a este y no a tu número de WhatsApp 

Al finalizar tu flujo debería de verse similar a este:

Y de esta forma todos los registros nuevos de formulario que lleguen tras pasar 5 minutos estarán recibiendo vía WhatsApp un mensaje personalizado de forma automática, sin que tengas que hacer  alguna otra tarea. 

Claro este es solo el comienzo, ya que puedes hacerlo tan complejo como lo requieras enviando mensajes únicamente en horas o días específicos, o retrasar el envío de mensajes de los registros del viernes hasta el lunes, etc.

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